Gestion des dépenses iDocuments

Caractéristiques
générales

Voyages
et kilométrage

Flux de travail
et alertes intelligents

Tableaux de
bord et rapports

Suivre et
rechercher

Options de
configuration

Accès sécurisé via
le Web ou mobile

Caractéristiques
générales

Femme travaillant sur un ordinateur portable

Création de dépenses: créez, modifiez et traitez automatiquement les demandes de dépenses à partir de zéro via un navigateur Web ou une application mobile
Importation de transactions: importez les transactions de dépenses des employés en toute sécurité avec Open Banking Link ou en téléchargeant manuellement des fichiers Excel
Capture de reçus: capturez et téléchargez des reçus de carte de crédit ou de dépenses (remboursement) via un navigateur Web ou un appareil mobile
Synchronisation des documents: synchronisez de manière transparente les notes de frais approuvées avec la plupart des systèmes ERP et comptables, notamment SAP Business One, Sage, Exchequer et Infor SunSystems
PI et écritures de journal automatisées: créez automatiquement des factures d'achat ou des écritures de journal GL pour les notes de frais approuvées

Voyages
et kilométrage

Enregistrer le kilométrage: enregistrez et calculez automatiquement le montant du remboursement en utilisant la distance parcourue et les tarifs kilométriques approuvés
Configurer les tarifs kilométriques: attribuez des tarifs kilométriques par type de véhicule, tranches de distance, nombre de passagers et kilométrage cumulatif de l'année
Voyages: créez des voyages prédéfinis pour les itinéraires les plus fréquemment parcourus afin de capturer rapidement les dépenses

Flux de travail
et alertes intelligents

Routage d'approbation automatisé: acheminez automatiquement les notes de frais soumises pour approbation par rôle, groupe ou responsable
Gestion des exceptions: configurez les flux de travail pour traiter les exceptions à la logique métier et garantir que rien n'est négligé
Validation des politiques commerciales: valider et appliquer systématiquement la conformité des utilisateurs aux politiques et règles de dépenses
Alertes et rappels automatisés: recevez des alertes et des rappels automatisés lorsqu'une note de frais nécessite une approbation ou a été rejetée

Tableaux de
bord et rapports

Tableaux de bord: créez des tableaux de bord personnalisables, basés sur les rôles, pour un accès 24h/24 et 7j/7 aux bonnes informations
Générateur de rapports intelligent: créez des notes de frais personnalisées avec la simplicité du glisser-déposer
Rapports prêts à l'emploi: profitez d'une large gamme de rapports de dépenses et de KPI prêts à l'emploi et configurables
Vue(s) de liste personnalisable(s): affichez un résumé consultable des documents de dépenses et des tâches que les utilisateurs peuvent explorer

Suivre et
rechercher

Pistes d'audit: créez une piste d'audit complète pour chaque flux de travail documentaire, y compris les prochaines étapes pour une visibilité complète de son historique et de son état actuel
Recherche intelligente: localisez rapidement les informations dont ils ont besoin parmi les types de documents et de transactions
Archives de documents: stockez en toute sécurité les versions numériques des reçus pour une récupération facile

Options de
configuration

Localisation: opérez à l'échelle internationale avec la prise en charge de plusieurs langues, devises et formats de date
Options de personnalisation: configurez votre système pour les écritures GL multi-sociétés, les indemnités journalières, les règles fiscales, etc
Types de documents
- Dépenses par carte de crédit
- Dépenses en espèces (remboursement)
- Demandes de voyage

Accès sécurisé via
le Web ou mobile

Application mobile: capturez et approuvez les dépenses en déplacement
Interface utilisateur Web réactive: une interface facile à utiliser s'adapte dynamiquement à votre appareil
Authentification multifacteur (MFA): ajoutez une autre couche de protection pour votre compte et ses données avec une authentification supplémentaire
Authentification unique (SSO): simplifiez l'accès à iDocuments avec Microsoft 365 SSO

GAGNER DU TEMPS

Améliorer L'efficacité Opérationnelle

Rationalisez et accélérez le processus de gestion des dépenses, de la soumission au paiement, et éliminez les calculs inefficaces des feuilles de calcul et les reçus papier.

Transformez des heures de tâches fastidieuses et répétitives en flux de travail intelligents et basés sur des règles
Saisir électroniquement les recettes au niveau des postes et les rapprocher des dépenses
Coder et enregistrer automatiquement les dépenses dans d'autres systèmes

Améliorez l'efficacité opérationnelle avec iDocuments

CONFORMITÉ DE L'ENTRAÎNEMENT

Réduire les Dépenses

Contrôlez la conformité des dépenses et des politiques en identifiant les entrées de dépenses non conformes, les indemnités journalières et les demandes de remboursement frauduleuses.

Appliquer les règles relatives à la subsistance, au kilométrage et à la fiscalité aux nouvelles demandes (par exemple, indemnités journalières de repas)
Mettre en place des flux d'approbation basés sur des conditions par gestionnaire, par seuil de dépenses, par type de dépenses, etc
Intégration avec Google Maps pour valider le kilométrage, simplifier les calculs et éviter les notes de frais frauduleuses

FACILITER LES DÉPENSES

Simple et Intuitif

Vos équipes ont bien assez à faire, alors pourquoi ne pas leur faciliter la gestion du processus de dépenses?

Gérer les dépenses à partir d'un navigateur web ou de l'application mobile intuitive, y compris capturer et télécharger des reçus, soumettre de nouvelles demandes de remboursement, suivre l'état des demandes et approuver les dépenses
Acheminer électroniquement les notes de frais à l'approbateur approprié pour autorisation
Utilisez la recherche intelligente pour trouver rapidement les informations dont vous avez besoin

FACILE ET FLEXIBLE

Configuré pour Vous

Personnalisez iDocuments Expense Management pour soutenir au mieux votre entreprise.

Personnalisez les tableaux de bord pour accéder 24h/24 et 7j/7 aux informations qui comptent le plus pour vous
Créez des flux de travail basés sur des conditions, des alertes et bien plus encore pour vous aligner au mieux sur vos processus, politiques et systèmes
Configurez les flux de travail d'approbation et les notifications pour impliquer les décideurs aux bons moments du processus de réclamation

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